Come abbiamo visto, essere padroni del nostro tempo ci permette di svolgere in maniera efficiente tutte le attività dalle quali spesso ci troviamo sopraffatti. Nel precedente articolo abbiamo analizzato un metodo semplice ed efficace per tenere a mente tutte le attività, in modo da riuscire a organizzarle nell’arco della giornata. Ma come definire l’ordine di importanza? Innanzitutto è fondamentale sottolineare la differenza tra urgenza e importanza. Urgente è qualcosa che ha una scadenza a breve termine e che richiede, quindi, di essere svolta a stretto giro. Si tratta inoltre di qualcosa di oggettivo, avendo un impatto diretto sul business. La dimensione dell’importanza è invece soggettiva: va da sé che un’attività per me prioritaria non lo sarà per il mio responsabile e viceversa. Per aiutarci meglio a capire come svolgere le attività sulla base dell’importanza e dell’urgenza, può essere utile ricorrere alla matrice di Eisenhower, che prende il nome dal suo ideatore. Immaginiamo quindi un piano cartesiano dove identifichiamo sull’asse delle ascisse alta-bassa urgenza e su quella delle ordinate alta-bassa importanza. Consideriamo ora i quattro quadranti che ne derivano: bassa urgenza e bassa importanza è l’area dello standby o “cestino”. Ai poli opposti (alta urgenza e alta importanza) troviamo l’area della priorità e della crisi. Un suggerimento per lo svolgimento di questa attività è quello di attivarsi subito. Seguono poi l’area della pianificazione (importante, ma poco urgente) e quella della delega (poco importante ma urgente). Sulla pagina Facebook de La Cronaca di Verona vediamo insieme, in un video, l’illustrazione grafica, cosicché possiate utilizzarla anche voi.
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